導入事例
学生服メーカー K社様
従業員モチベーション向上施策「GRATICA」導入事例
繁忙期の士気向上活動から生まれた「ありがとう」を伝える文化の活性化へ
K社様は、岡山県岡山市を本社とする学生服を中心としたスクールウェア、スポーツウェアなど各種衣料の製造販売を手がける、創業1854年(安政元年)と学生服業界の中で最も歴史のある企業です。全国に多数の営業所を設置している他、複数の工場も有するK社様は毎年期間限定でサンクスカードのやりとりをされていましたが2020年からGRATICAをご利用いただいております。どのようにご活用されているのでしょうか?
繁忙期こそ感謝を伝え社内の活性化を図るためのサンクスカード
弊社では前身の尾崎商事がグループミッションに掲げていた「感動企業」になる事を目標に、社員一人一人がすべての方に感動や感謝を伝えられる人物「K社シェルジュ」になる事を目指しています。これはK社とコンシェルジュを組み合わせた造語です。
そのための取り組みとして、10年前から手書きのサンクスカードを利用し、学生服業界が忙しくなる2-3月を「感動月間」として、社員同士で感謝の気持ちを伝えあいながら、トップシーズンでも感謝を伝えあいコミュニケーションを取ることで、社内の活性化している状態をつくろうという活動を行っていました。
ただ、とても忙しい時期の活動でもあり、手書きという手間のかかる作業でもありますからだんだんと送る人が偏ってしまい、カードの枚数も少なくなってきていました。もっと「ありがとう」があふれる活動になるように、そしてまた効率よくみんなで参加できる活動にしたいと考えていました。
「ありがとう」の即時性と運用の手軽さで紙からGRATICAへ
紙のサンクスカードの問題として感じていたのは、リアルタイムではないことです。全国の拠点で集めてから、一定の期間でまとめて各地に配布するため到着に時間がかかりますし、たまに返事がある程度でほぼ一方通行になっており、次々とやりとりがつながって行く感じではありませんでした。
担当者の負担の大きさも問題でした。全員に数枚ずつカードを配布し、拠点にボックスを設置し、回収してから集計・配布していました。利用率も、弊社は3000人近い会社ですが1年あたり1000から1600枚といった程度でした。
検討する中でGRATICAに出会い、詳しく話を聞くとこのような課題を解決できる仕組みだという事が分かりました。しかも費用がかからないため、すぐにテストとして14名のメンバーで利用したところ、これまで以上に簡単に「ありがとう」のやり取りがきる仕組みだということを体感し、管理層や経営層にも実際に使用してもらいながら、メリットを説明し導入に向けて動きだしました。
実導入まで3ヶ月ほどかかりましたが、社内で否定的な意見はほとんどなく、すんなりと導入に至ることができました。正式スタートは2020年1月25日でしたが、初日から社長をはじめ多くの社員も早速利用しているのを見て、本当に嬉しくなりました。
手軽さ・楽しさで利用率向上、運用負荷も大幅軽減
GRATICAは送信する相手を選び、メッセージを書き、カードを選ぶという3ステップで送信完了できるのが気軽で便利です。紙への手書きは気持ちはこもってもハードルが高い面もありましたが、GRATICAではちょっとした「ありがとう」もすぐに送れます。同一内容を複数人に送るのも簡単ですし、メールよりかしこまらずに簡単に「ありがとう」を送信できるのがいい点ですね。
カードのデザインが多彩で選ぶのも受け取るのも楽しいのもいいですね。紙媒体でやろうとすると時間とお金がかかってしまうので、嬉しいサービスでした。おしゃれなカードやかわいいカードを使うと簡単な文章でも喜んでもらえるのが嬉しいという声もあります。
リアルタイムなのはとても大きなポイントです。以前は後で出そうとして忘れたということもありました。またせっかく書いても届くまで最長1ヶ月近くかかりましたが、GRATICAなら思ったときすぐ送ることができますし、受信側もすぐに見られるのがすごくいいですね。気持ちがホットなままの状態で伝えられるのでモチベーション向上につながります。また他の人が送ったカードも見られるため、いろいろな人のコミュニケーションを見ることで自分が送るきっかけになるという声もありました。一方で、非公開にして当人同士だけのやりとりができていいという意見もあります。
運用視点でも負担が少なくなりました。管理者画面で誰が何枚送付したのか、誰に何枚送られているのか等、これまで時間をかけて集計していた情報がすぐに見られるので集計・管理の手間が省けていますし、これまで準備から配布までに使われていた人の労力や時間も圧倒的に少なくなりました。
昨年、紙のサンクスカードでは1600枚程度だったところが、今年はGRATICAだけで1月から4月までで2700枚を超えるやりとりがありました。個人メールアドレスを持たない19カ所の縫製工場では紙のサンクスカードの利用を続けていますが、GRATICAと合わせて昨年より倍以上のやり取りになりました。社内コミュニケーションだけでなく、そこから派生する連携の取りやすさや仕事のやりやすさにも強く影響していると感じています。
「感動企業」として相手を想って行動するマインドの醸成を目指す
GRATICA導入から3ヶ月たちますが、まだ利用登録をしてくれない人もいますし、今後慣れれば枚数が減ってくることが予想されます。利用活性化に向けて、我々とは別のプロジェクトメンバーがみんなに知って欲しい「ありがとう」を見つけて当人同士にインタビューをして、背景とともに紹介する活動が自発的に始まりました。GRATICAを通じて社内発信、組織・プロジェクト横断的な活動ができたことに、非常に満足しています。
今後はアンケートなどを取りながら従業員満足度にもつなげられるような数値化をしつつ、利用を促進して社内全体の活性化につなげたいですね。社員や同僚には偉そうにしていて、お客様にだけ良い対応をすることはできないと考えているので、相手を想って行動することを日常化したいのです。この活動は最終的にはお客様のため、子供たちのためになると考えています。
GRATICAを利用することで、グループミッションでもある「仲間の大切さを伝えていく」を達成するため、まずは自分たちで仲間の大切さを伝えていく実体験と大切さを理解・体現できたと感じています。これまでは期間を決めてやっていましたが、年間を通じて社員同士の「ありがとう」のやり取りが増えていく事を期待しています。